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Organizzatrice di eventi: pro e contro

In molti nella fase iniziale di progettazione di un evento, valutano la possibilità di affidarsi ad un organizzatrice di eventi.

L’approccio è quasi sempre orientato al prezzo, all’allestimento del tavolo torta o confettata, più che alla tipologia di problema che un professionista del settore può risolverti.

Perchè se pensi che organizzare un evento non comporti problemi e che sia una passeggiata, e chiunque possa approcciarsi a questo mondo senza un minimo di esperienza, ti sbagli!

Stai con me che ti spiego quello che si nasconde nel mondo degli eventi.

Come per la ricerca di un abito o di una location, ognuno ha delle esigenze da dover soddisfare, come ad esempio, un evento con molte persone o poche persone, la distanza tra la chiesa e la location (troppo spesso sottovalutata), gestire l’evento nei primi 30 min dall’inizio (la fase critica di un evento che va gestita in modo discreto e veloce), scegliere l’animazione giusta per il tuo evento, per non annoiare gli invitati.

Il vantaggio di rivolgersi ad un professionista deve essere paragonato allo stesso approccio con cui ci si affida ad uno specialista in medicina, quando si ha qualche problema di salute. Il paragone potrà sembrarti eccessivo ma ti assicuro che non lo è.

Innanzitutto stiamo parlando di eventi che hanno un significato importante per la vita delle persone, pensate ad un 18 anni oppure ad un matrimonio, sono eventi indelebili e festeggiare è un modo per condividere emozioni coinvolgendo amici e parenti.

Avere il professionista giusto è un vantaggio in termini di:

TEMPO: le ore passata a cercare di capire quali sono i fornitori giusti, il tempo passato in rete a cercare foto di allestimenti che ti piacciono, abiti giusti, location ideali, per non parlare di appuntamenti e telefonate cercando di trovare la giusta soluzione. Tutto questo potrà essere notevolmente agevolato dall’aiuto di una organizzatrice di eventi, che ascoltando le vostre esigenze e necessità scremerà i fornitori giusti, restringendo il campo di scelta a quelli che meglio rispondono al caso, perché grazie alla sua esperienza avrà già ben chiaro il modo di lavorare e le caratteristiche dei fornitori nonché le tipologie di soluzioni che rispondono alle esigenze di ogni singolo cliente.

COSTI: vanno intesi sia in termini di risparmio di costi di organizzazione dell’evento (carburante, telefonate, ecc.) sia in termini di agevolazioni presso i fornitori che insieme sceglierete. Non tutti comprendo, e sanno, che un’ professionista che si rispetti ha una rete consolidata di operatori che si occupano in modo specifico di servizi legati all’organizzazione eventi, pensa a noleggio arredi, fotografi, abiti, e tutto il comparto che in modo diretto e indiretto contribuisco alla riuscita di un evento, il lavoro di squadra che si svolge durante gli eventi, crea una sinergia tra l’organizzatrice di eventi e gli operatori di cui potrà beneficiare anche il cliente, perché oltre al fatto che la squadra sarà gestita dall’organizzatrice prima, durante e dopo, bisogna saper bene come negoziare le trattative, ed è possibile farlo solo se sia ha una buona conoscenza del settore e delle caratteristiche di ogni prodotto o servizio che serve per organizzare un evento.

PROBLEM SOLVING: imprevisti e cambi di scenario sono dietro l’angolo sempre, anche durante l’organizzazione di un evento e in particolar modo durante lo svolgimento di un evento. Avere una mente allenata a trovare soluzioni e anche l’esperienza nel gestire problematiche legate agli eventi offre una garanzia non da poco.

Essere tempestivi e avere le risorse giuste può essere determinate, per la perfetta riuscita dell’evento.

Come in tutte le analisi che si rispettano, è giusto esaminare i contro.

Al momento scegliere tra i tanti professionisti è molto difficile, soprattutto se non si conosce bene, la loro esperienza, cosa fanno in modo concreto per organizzare un evento, che tipo di aiuti possono darti.

L’errore che spesso vedo fare nella scelta è quello di confondere i ruoli di allestitore e organizzatore, oppure di acquistare servizi in location che non sono prettamente connessi alla somministrazione di piatti.

Per questo prima di inoltrare un preventivo cerco di capire bene le esigenze di chi ho di fronte, chi invia preventivi senza capire bene cosa fare significa che offre un servizio standardizzato e privo di valore.

Assumere un professionista che svolge il lavoro di organizzazione e pianificazione ha sicuramente un costo, come per gli avvocati, i commercialisti e altri liberi professionisti hanno una parcella legato al tipo di aiuto che si richiede.

Il supporto e la consulenza che ti vengono offerti racchiudono tutto il suo bagaglio professionale e di esperienze, nonché il rischio e la responsabilità che comporta l’organizzazione di un evento, dove non dobbiamo dimenticare, che oltre all’importanza dell’evento in sé, ci sono in ballo un bel po’ di soldini da gestire e tutelare.

Il mio lavoro è una missione, oltre che un guadagno, ed è per questo che in tanti anni cerco sempre di migliorarmi e di offrire soluzioni innovative per chi desidera avere eventi di successo.

Se vuoi avere la garanzia di un evento ben riuscito e ricordato l’unica strada è abbandonare l’idea che il fai da te sia la soluzione economica e migliore per la tua serenità.

Se vuoi un aiuto chiaro e semplice per organizzare un evento innovativo, richiedi la tua consulenza!

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